התארגנות לתערוכה בינלאומית במצבים של חוסר וודאות – וירוס הקורונה
מאת : אדריכל אילן מידר מנכ”ל מידר אדריכלים בע”מ
בימים אלו שהחשש מהתפשטות ווירוס הקורונה גורם לביטול רב של תערוכות בינלאומיות רבות, נשאלת השאלה איך על החברות המציגות בתערוכות מתוכננות או השוקלות להשתתף בתערוכה להיערך במצב של חוסר ודאות קיים
אנסה בכתבה זו לענות על כך בקצרה ובתמציתיות
ישנם מספר תרחישים ופעולות וצעדים מידיים המאפשרים לצמצם במעט (וודאי לא לבטל לחלוטין) את החוסר ודאות והסכנה הקיימת לחברות המציגות בתערוכה
תרחיש א’ : החברה נרשמה לתערוכה ,תכנון המסרים הסתיים, והביתן בנמצא שלבי בניה והפקה לא במפעל הייצור ומשרדי הספקים לא בשטח התערוכה
המלצות אופרטיביות מיידיות
בחינה יום יומית וסטטוס ועדכון המצב שמפורסם על ידי הנהלת התערוכה
בחינת הקפאת תשלומי מלונות מוזמנים ושריון ההזמנות והמחירים למועדי התערוכה החדשים
ביטול הזמנת טיסות עד לרגע האחרון
צמצום כוח האדם המציג היוצא לתערוכה שכן הרבה מהמבקרים בתערוכה סביר להניח שלא יגיעו
ברור עם הלקוחות שנקבעו להם פגישות בתערוכה האם יגיעו כמתוכנן או יבטלו
בחינה עם מעצבי הביתן במידה ויהיו עלויות נוספות שיגרמו בשל הפסקת העבודה, ביטולי הזמנות לוגיסטיקה לתערוכה שיכולות להיות בהתאם למועד התערוכה החדשה
אישור ממארגני התערוכה שהשטח שנבחר לתערוכה שנדחתה יישאר בדיוק גם במועד התערוכה החדשה לצמצום עבודות תכנון ויצור חדשות אם השטח ישתנה
בחינה מחודשת ואף עצירה של המסרים הגראפיים והשיווקיים לתערוכה שיתכן שלא יהיו רלוונטיים למועד החדש
תרחיש ב’ : הספקים החלו כבר להקים את הביתן בשטח התערוכה
המלצות אופרטיביות מיידיות
לבקש תמונות מיידיות ותיעוד של סטטוס בניית הביתן עצמו
לדאוג לקבל דיווח און ליין מהקבלן או איש החברה שנמצא בשטח לגבי סטטוס הביתנים שנמצאים ליד הביתן, תמונות של האולמות והאם ביתנים נבנים או ריקים, כולל ביתנים של חברות מתחרות
לברר מיידית עם הנהלת התערוכה לגבי ביטול התערוכה
להמתין עם הנחת הגרפיקה והמסרים בביתן עד לרגע באחרון
במידה והוזמן ציוד מהנהלת התערוכה כגון: שמירה, רהוט, מים יש לבדוק עם הספקים לעצור הזמנות ולבקש לא לספק ולחייב
לברר עם הקבלן הבונה שיש אפשרות לוגיסטית להשתמש ברכב שהובילה את הביתן לתערוכה ,שיהיה נגיש במידה והתערוכה מתבטלת וזאת על מנת להחזיר את הביתן למפעל ולא לשלוח רכבים נוספים
במידה והמוצרים אמורים להגיע לתערוכה לבחון מיידית עם המשלח של המוצרים אפשרות לעכב במחסני המשלח שם ולא לשלוח לשטח הביתן עד לקבלת עדכון
תרחיש ג’ : בניית הביתן הסתיימה וממתינים לפתיחת התערוכה
המלצות אופרטיביות מיידיות
לברר עם הנהלת התערוכה האם הביתן יכול להישאר בנוי עד למועד הרשמי של סיום התערוכה וזאת מכיוון שאז אין צורך להזמין כ”א ולוגיסטיקה של הרגע האחרון לפרוק והובלה אלא לעבוד לפי התקציב והלוח זמנים המקוריים ויחסוך עלויות
להזמין שומר שישמור על הביתן וחלקיו -גם במידה ואין מוצרים
לבחון הורדת מסרים שיווקיים שהיו מיועדים במיוחד לתערוכה לשם מניעת חשיפת צעדי שיווק בפני מתחרים אפשריים
במידה ויש מוצרים כבר בביתן ויש אפשרות להעביר לאחסון למפיץ מקומי או חזרה לארץ מומלץ
לדאוג שהביתן יפורק כך שהנזק מהפרוק יהיה מינימלי לשם צמצום עלויות נוספות בבניה בתערוכה במועד החדש
לסכם מיידית עם המעצב או הקבלן הבונה על עלות הקמת הביתן במועד החדש
המלצות כלליות והערכות להמשך
הרבה מהתערוכות שבוטלו נדחות למועדים מאוחרים במהלך השנה , רובן לרבעון הרביעי
דבר זה יגרום לעומס עצום על הספקים השונים בתהליכי התכנון , העיצוב והייצור
עומס זה יביא מיידית להעלאת מחירים של היצרנים והקבלנים בשל עודף ביקוש על היצע קיים (כ”א, יכולת ייצור, לוגיסטיקה וכו’) ואף אפשרות לאי יכולת להקמת הביתן
רצוי לסגור חוזית עם המעצב שבמידה והשטח של הביתן נשאר אותו דבר, המסרים לא משתנים והתכניות נשארות בדיוק כמו שתוכננו ללא שום שינוי – אז אין תוספת כלכלית או תוספת מינימלית במידה ויש צורך בשיפוץ. תכנון והפקה מחודשים
לבדוק שעלות אחסון הביתן או חלקיו במחסני הקבלן הבונה , בין התאריך המקורי והתאריך החדש ,הינם בחיוב מינימלי ומעוגנים בחוזה כולל אחריות שהפריטים לא יפגמו
הערה: לגבי תערוכות בארה”ב צריך לזכור שהחישוב של שעות עבודה ולוגיסטיקה של אנשי האיגוד המקצועי הנדרש לבניה והספקים השונים בימי השבוע וימי סוף השבוע שונה ויכול להיות עלות נוספת.
